Hatékony Leszek!

Delegálás - amire mindenképp szükséged van!

July 13, 2023 Showcast Media Season 1 Episode 22
Hatékony Leszek!
Delegálás - amire mindenképp szükséged van!
Show Notes Transcript

Egyikünk sem jó benne gyárilag, mert máshogy vagyunk bedrótozva.
Mindannyiunknak kötelező a használata és meg kell tanulnunk élni vele. 
Ez a delegálás. 

A delegálás folyamatát használjuk nyilván munkahelyen, kollégákkal, beosztottakkal, vezetőkkel. 
De használjuk otthon, családdal, barátokkal kapcsolatban is, csak másképp. 

Miért fontos a delegálás a hatékonyságod szempontjából? 
Mert vannak feladatok, amiknél nem én vagyok a fontos, hanem az, hogy kész legyen. 
Mert vannak olyan feladatok, amiket mások jobban tudnak megoldani helyettünk.

A feladatainkat két szempont szerint érdemes csoportosítani:

- Oszd két felé:

  • Feladatok, amiket meg kell csinálnod, neked.
  • Feladatok, amiknek készen kell lenniük.

- Oszd három felé:

  • Feladatok, amiket konkrétan neked kell megcsinálni és meg is akarsz csinálni.
  • Feladatok, amiknél te vagy a hozzáadott érték, de nem akarod megcsinálni.
  • Feladatok, amiknek csak készen kell lenniük.

Ha ez megvan, akkor már sokkal könnyebben tudod majd eldönteni, hogy mi az, ami tényleg a te feladatod, mi az, amit delegálni akarsz.

Miről is szól ez az epizód, röviden?
- A delegálás művészete nagyban hozzájárulhat a produktivitás növekedéséhez.
- A delegálás nem csak a feladatok átadása, hanem a munka megfelelő személyre szabása.
- A delegálás mesterei képesek a feladatokat a legmegfelelőbb személyeknek adni.
- A hatékony kommunikáció kulcsfontosságú a sikeres delegálásban.
- A delegálás nem csak a munkahelyeken fontos, hanem a mindennapi életben is nagy szerepet játszik.
- A delegálás nem a lustaság eszköze, hanem a hatékonyság és a megfelelő munkaelosztás kulcsa is lehet.
- A delegálás lehetőséget ad arra, hogy a feladatokat a legjobban el tudó személy végezze el.
- A delegálás folyamatában fontos a feladatok dokumentált átadása.
- A delegálás lehetővé teszi, hogy a vezetők teljesen elfelejthessék a feladatot, amit delegáltak.
- A delegálás hatékony eszköz a feladatok kezelésére, és segíthet a stressz csökkentésében.

Támogatónk:
NEXT Academy
www.nextacademy.hu

------

🎙 Itt éred el még a műsort🎙
https://project-blue.hu/podcast

🔵 Project Blue 🔵
Csatlakozz Te is a Project Blue klub-hoz és legyél hatékonyabb!
https://project-blue.hu/klub

Lépj be a Discord szerverre és beszélgessünk:
https://project-blue.hu/discord-login

✉️ Iratkozz fel a Hírlevélre ✉️
https://project-blue.hu/hirlevel

📌 Találkozzunk máshol is 📌
Discord: https://project-blue.hu/discord-login
TikTok: https://tiktok.com/@hatekonysag
Instagram: https://instagram.com/hatekonysag
Facebook: https://facebook.com/projectbluetraining

Üzennél nekünk?
https://project-blue.hu/kapcsolat

A műsor készítői:
Mikos Ákos & Tóth-Czere Péter

 

A delegálás egy mérlegelési eredmény, hogy amikor én eldöntöm a feladatról, hogy azzal kinek lesz dolga, akkor én azt döntöm el, hogy ki tudja azt a feladatot a legjobban elvégezni, mondjuk igazad van, hogy a tálalás az nem a folyamatnak a szerves része viszont majdnem annyira fontos, hogy fenntartható legyen a delegálásnak a folyamata. Ez nagyon-nagyon-nagyon kiemelendő. Tehát a delegálás az minden nap ott van.
 - Hatékony leszek.
 - Egy podcast azoknak, akik szeretnének hatékonyabbak lenni. Hatékonyabbak, de hatékonyabbak.
 - A napi küzdelmeidben az idővel folytatott harcodban szeretnénk segíteni ezzel a műsorral, veled együtt keressük részről részre, hogy hogyan lehet szervezettebben élni, időt spórolni, kevésbé aggódni.
 - Ez a cél. A többit pedig már csak rajtad és rajtunk múlik.
 - Hatékony leszek Podcast, ha jobb akarsz lenni saját magadnál.
 - Helló, és adj Isten, nagy szeretettel köszöntünk téged ez a hatékony leszek Instant verziója, amelyben 10 percben szeretnénk téged hatékony tippekkel, ötletekkel ellátni, csak azért, hogy jusson idő egyéb más dolgokra, például a megvalósítása, vagy jelen esetben a delegálásra, ma ugyanis erről beszélünk. Ha nem lenne az ismerős, mármint a szó, akkor Péter segíts a te olvasatodban, mi a delegálás?
 - A delegálás ugye azért nagyon-nagyon-nagyon fontos, mert egyrészt általában bitang rosszak vagyunk benne, és inkább bűntudata van az embernek, hogyha delegál egy feladatot, mintsem megelégedettsége, hogy delegált egy feladatot, nyilván emberfüggő, de ez az általánosabb. És a másik pedig az, hogy a delegálásnak van egy hihetetlenül produktív funkció, hogyha jól használjuk, hogy az adott feladat, amit éppen delegálunk, az jobban lesz elvégezve, mint hogyha mi csinálnánk meg, ezért delegáljuk alapvetően.
 - És Ákos, te mit gondolsz a delegálásról? Köszönöm, jó kérdés. Ebben az esetben szívesen veszem a válasz vonatkozásában is az előző Péter által elmondottakat. Talán az első részébe kapaszkodnék bele, mert hogy mondjuk, amikor azt mondják, hogy delegálás, akkor nekem rögtön egy dolog jut eszembe, de az kétfelé ágazik, méghozzá a jól átadni, a jól átadni, az rejtezik abban is, hogy egyrészt jól foglaljam össze a feladat lényegét, jól adjam át azt lépésről lépésre, ez még mindig nem a második, ez még az első kategórián belül van. És ha jól átadni, az talán több szóval is jellemezhető, de a jó fej módon kedvesen, jól kommunikálva átadni, tehát, hogy ez mindez ne egy ilyen torkon lenyomás legyen, bár a delegálás szerintem inkább szinonima a kéréssel, mindamellett, hogy nem mindegy, hogy milyen üzleti vagy céges környezetben éri az embert, mert amennyiben három szinttel felülről érkezik a jól ismert módon a kérés, akkor ez sokszor nem kérés, legalábbis így értelmezem.
 - Alapvetően ez nem feltétlenül kérésről beszélünk, igen. Tehát hogy azért ennek vannak aspektusai, amikor céges hierarchiában föntről lefelé jönnek a dolgok. Valaki minél magasabban van a táplálékláncon, annál inkább a delegálás lesz a feladatainak az egyik legfontosabb része, mert nem ő végzi el, hanem ő dönti el, hogy ki végzi el. Tehát van olyan munkakör, ahol ami csak erről szól, de ez nemcsak munkában fontos, ez nagyon-nagyon-nagyon kiemelendő. Tehát a delegálás minden nap ott van, és nyilván, amikor otthon vagytok, férjetekkel, feleségetekkel, bárkivel, barátokkal, gyerekekkel, akkor hogyha valamit meg kell csinálni, akkor nyilván delegálok adott esetben, hogyha azt gondolom, hogy nem az én dolgom, vagy azt mondom, hogy valaki jobban tudja megcsinálni, vagy ha itthon vagyunk, akkor simán játszik az, hogy hát lusta vagyok.
 - Én sem azért delegálok.
 - Igen. Tehát, hogy ezek mind-mind kiadják a delegálást, és a légyszi faktor az ugye nyilván a munkahelyi környezetben nem elvárás, de abban meg abszolút igazad van, hogy a tálalás az nem a folyamatnak a szerves része, viszont majdnem annyira fontos, hogy fenntartható legyen a delegálásnak a folyamata. De otthon viszont nyilván ezt egy szociálisabb körülmények között tesszük meg, mert alapvetően kevés olyan dolog van, amit ha delegálok a feleségemre, amit neki így sose fogok mondani, hogy most delegálnék neked valamit, mert akkor azt mondja, hogy ne.
 - Visszadelegálom. Az is egy fontos pont.
 - Igen.
 - Na, otthon vagy munkahelyen, mikor jön el a pillanat, amikor delegálni kell? Tehát, hogy univerzális pont biztos nincs, vagy szabály, de kíváncsi vagyok, hogy mikor jön el szerinted.
 - Közelíthetünk egy univerzális szabályhoz egyébként, tehát hogy nincsen egyetemleges megoldás mind a kettőre, mert tényleg annyira más a környezet, de elvi szinten közelíthetjük a kettőt. Én azt mondom, hogy amikor a feladataimról döntök, és itt most nekem a GTD az alap, de ebben nem ezt kell mindenkinek követni, csak nekem innen könnyebb megközelíteni, hogy a feladataimat úgy viszem végig fejben, hogy először berögzítem, utána eldöntöm, hogy mi legyen a sorsa. És amikor eldöntöm a feladatról, hogy mi legyen a sorsa, akkor már ott eldöntöm, hogy én fogom megcsinálni, valaki másnak szeretném delegálni, vagy nem fog vele történni semmi, mert nem annyira fontos, hogy foglalkozzunk vele, tehát mondjuk így szűkítsük erre a háromra, és amikor már döntök a feladatról, ott lesz delegálva. És ez egyébként itthon is így működik, hogyha valami van, nem tudom. Most hozok egy példát, hogyha bevásárolni el kell menni, az azonnal delegálva lesz ám például, mert nálunk én intézem ezeket a típusú dolgokat, hogyha a kertbe kell kivágni egy fát, akkor az rám lesz delegálva, hogyha ültetni kell egy fát, az meg a felesége, mert a kert az egyébként csak névleg közös, amúgy ez az ő birodalma, és ez így van jól, tehát hogy vannak ezek az automata delegálások, amikor rögzíted a feladatot, akkor eldöntöd már, hogy kinek lesz a dolga. És igazándiból a szempontok a lényegesek, hogy mi alapján döntesz. Mert van, amikor azt mondom, hogy az nem az én dolgom mondjuk vezetőként, hanem a tiéd, az egy nagyon egyszerű döntési folyamat. Megkapni is a feladatot a másik végén a folyamatnak. Nagyon egyszerű, hogy mindig a főnökömtől jönnek a delegált feladatok, ha ő delegál, megcsinálom. Ha a kolléga delegál, akkor meg nyilván mérlegelni kell, hogy most csak lógni akar, és azért delegál, vagy tényleg hozzám tartozik, tehát egyenrangú szinten érdekes a delegálás szerintem, mert hogyha hierarchiában benne van, akkor ott nem kérdés. Egyenrangú szintnél viszont a legfontosabb dolog, amit mindannyian döntsetek el egy-egy feladatnál, amikor odakerül, és nincs meg az a kényszer, hogy azt le kell delegálnom nekem valaki másra, mert az ő dolga, ezt vegyük alapvetésnek, hogy itt könnyű a döntés, nyilván nem az én dolgom, hanem amikor megcsinálhatnám én is, de vagy azt érzem, vagy tudom, hogy nem fogom megcsinálni, vagy szarul fogom megcsinálni, mert éppen nem úgy állok hozzá, vagy nincs annyi kompetenciám. Mindig mérlegelni kell. És a delegálás egy mérlegelési eredmény, hogy amikor én eldöntöm a feladatról, hogy azzal kinek lesz dolga, akkor én azt döntöm el, hogy ki tudja azt a feladatot a legjobban elvégezni.
 
 - És hogyan kell jól reagálni?
 - Itt olvastam vezetéselmélettel foglalkozó cikkeket, könyveket a témában, hogy ezt hogyan kell jól kezelni, tehát azért itt van ennek egy szakirodalma, hogyha most a munkahelyről indulunk ki. Nyilván az otthoni környezetben, meg az ilyen David Attenborough túlélés alaptörvényei elvek működnek. Úgyhogy azért tényleg otthon sem úgy delegál az ember, hogy figyu, ez a tiéd. Már bocsánat a kifejezésért, de hogy. és akkor az nem fogja fenntartani a családi békét. Én a delegálást, én a szociális részét azt nem is akarom részletezni, mert azt mindenki úgy kommunikálja le, ahogy szerinte kell kommunikálni másokkal. Én azt gondolom, hogy vezetőként ez a szabály ugyanúgy érvényes kell, hogy legyen, tehát vezetőként sem engedem meg magamnak azt a luxust, hogy tahó legyek, és nem is ez az érdekes. A delegálásnak a folyamata szerintem ott lesz érdekes, és a mai Instantnak szerintem ez a leglényegesebb pillanata, hogy technikailag hogyan valósítom meg. És itt ketté tudom megint bontani, ha otthon delegálok valamit, akkor igazándiból az összes infót, ami megvan, azt elmondom a másiknak, és akkor az úgy teljesen korrekt. Ez egy viszonylag egyszerű rész. Az izgalmas rész ott jön, amikor ezt munkahelyen teszem meg, mert ott bármikor előkerülhet az a szituáció, és én emiatt úgy állok hozzá, hogy mindig előkerül, mert ezzel vagyok felkészülve mindenre, hogy visszajön a válasz, hogy de hát így nem történt meg delegálás, ezért nem készült el a feladat. Én mindig úgy állok hozzá, hogy ez lesz a válasz, és így alakítottam ki a saját delegálási folyamatomat, úgyhogy a delegálásnak az aranyszabálya a dokumentálás, magának a delegálásnak a tényének, és a delegálás másik legfontosabb szabálya pedig a dokumentált átadás, hogy az összes információt is dokumentáltan adom át hozzá, kvázi briefet adok a másiknak, és úgy adom át, hogy figyu, ez a szitu, ez a feladat hozzám jött be tőle, eddig kell megcsinálni, de nálad jobb helyen van, úgyhogy szerintem ezekkel az anyagokkal kell dolgozni, és akkor kérlek vedd gondjaidba. Opcionálisan, hogyha nekem kell utána leadnom a dolgot, mert hozzám jött be tőlem várni, akkor azt mondom, még odateszem a végére, hogy akkor és akkor légyszi, eddig vagy írjál egy választ, vagy ha van kérdés, akkor szóljál, de utána kérem vissza a végeredményt. Tehát a két legfontosabb az, hogy maga az átadás az dokumentált legyen, nem azért, mert nem csinálják meg a kollégák, hanem azért, mert én így vagyok nyugodt, és így tudom totálisan elfelejteni az egészet, és ez a legfontosabb része a delegálásnak. Hogyha delegáltam valamit, akkor azt elfelejtettem, az akkor nekem nincs. Ha várom vissza az anyagot, akkor van egy várok rá címkés feladatom nekem a rendszerben, ez a GTD-s kanyar benne, de hogy arra sem emlékszem, mert van rá egy emlékeztetőm. Tehát ha delegálsz, a legfontosabb úgy add át, hogy merd elfelejteni.
 - A végére talán az van így a fejemben, hogy ha mondjuk arra gondolok, hogy delegálni jaj, de jó, és közben még fütyörészek is hét törpével a bánya felé sétálva, akkor valóban van egy ilyen felszabadultság érzés talán egy darabig, mert azért ott rá is kell nézni. Fogalmazd meg kérlek röviden, hogy miért jó delegálni? Miért nem jó mindent neked kézben tartani?
 - Főleg akkor jó delegálni, hogyha hozzánk kettőnkhöz hasonszőrű valaki, aki úgy lelkes és szeret csinálni dolgokat, és úgy éli az életét.
 - Csak a magad nevében.
 - Csak a magad nevében.
 - Hogyha mindent te akarsz csinálni, akkor szét fogod szaggatni magad. Tehát, hogy delegálni egyszerűen muszáj, mert nem tudsz annyi mindent csinálni, mint amennyit szeretnél. Hogyha vannak ötleteid, ha vannak terveid, ha vannak álmaid, bakancslistád, akármit, valamikor talán listád, akkor azokhoz nem fogsz eljutni, ha mindig mindent te csinálsz meg, ami eszedbe jut, és ami hozzád kerül, és tudod, hogy valaki mondjuk jobban, gyorsabban meg tudná csinálni. Egy példát mondok, hogy bárkinek hétköznapi szinten érthető legyen a delegálásnak az egyszerűsége és a nagyszerűsége. Ha otthon vagyok, akkor például az, hogyha van egy, teszem azt egy takarítónő, aki átjár hetente egyszer porszívózni vagy vasalni. Hozzánk speciel mondjuk ilyen szinten nem jár senki, de hogy egy csomó ismerősöm van, aki nem villában él, de hogy ezt adja meg magának luxusként, delegálta azt a feladatot, amit bárki el tud végezni olyan minőségben, mint ő, viszont neki nem ad semmi értéket, hogyha ezeket a feladatokat elvégezte. Munkában egy virtuális asszisztens, vagy egy asszisztensnek a bevonása a munkába, az pontosan ugyanez. Azokat a feladatokat, amiket én cégvezetőként meg kell, hogy csináljak, de nem a személyem a hozzáadott érték, hanem az, hogy el van végezve, azt delegálom az asszisztensemnek.
 - Nahát, eme bölcs és kőbe vésendő gondolatokkal delegálnék neked most egy fontos feladatot, te, aki ezt hallgatod, kérlek másnak is ajánld ezt az epizódunkat, hogyha úgy gondolod, hogy szüksége van rá, sőt, egyéb más epizódjainkat is, amelyeket megtalálsz az nagy podcast lejátszó felületeken és például a Youtube-on is. Egyébként pedig ajánljuk a figyelmedbe a weboldalunkat.
 - Ami a project-blue.hu, vagy hogyha csatlakoznátok a közösségi részéhez is, ahol hasonszőrű kockák vannak, mint mi, akik szeretnek hatékonyak lenni, vagy szeretnének hatékonyak lenni, akkor az a project-blue.hu/discord oldalon található.
 - Találkozunk legközelebb is, vagy a teljes hatékony leszek epizódban, vagy egy ilyen instantban. Figyeld a felületeinket. Helló!
 - Helló!
 - Hatékony leszek Podcast, ha jobb akarsz lenni saját magadnál.